秩序得井然 花香才悠然——中国国际茉莉花文化节”
发布日期:2017-07-20 栏目:原创 点击数: 加入收藏

作者:卢雅琳

 

       2000年以来,横县已连续成功举办七届全国茉莉花茶交易会、两届中国国际茉莉花文化节。横县政府通过几年来成功举办数届茉莉花相关节庆活动,积累了相当丰富的组织策划经验。横县借助茉莉文化打开了一扇与世界交流的窗口,横县国际茉莉花文化节,规模大、规格高、影响大,吸引多国驻华大使及缅甸、柬埔寨、泰国、老挝等东盟国家的驻南宁总领事先后莅临观摩。茉莉花文化节成功究竟体现何处,我们或许可以从本次横县举办的“2012年中国国际茉莉花文化节活动组织策划方式中找寻成功秘笈。
一、活动内容设置
        关键词:根据不同人群特点设置活动定位
        2012年中国国际茉莉花文化节由以下环节构成:横县投资环境推介座谈会,全国茶叶展销会、横县特色产品产销会,2012年中国国际花卉文化学术研讨会,2012年全国茉莉花茶市场形势分析会,2012中国国际茉莉花音乐节,焰火晚会,茉莉风情游、魅力海棠亭粤剧大汇演、横县民俗文化展演、横县发展成就花车巡游,万人品茗活动,横县民俗文化展演、美食、商品、汽车展销,全国书画摄影名家作品展。
        其中各种商业投资洽谈会是以面向南宁外商为主,向外推介横县投资环境及商品。而2012中国国际茉莉花音乐节、焰火晚会等活动则是为吸引青年游客而设置,音乐节更是花重金邀请当下较为知名的歌手明星出演,借助年轻歌迷的力量,将茉莉花文化节的美誉度扩展到青少年人群中。如今,在自驾游逐步盛行的年代,活动策划者们把握时机,适时推出了适合一家老小共同参与的活动环节,如万人品茗活动,茉莉风情游,精彩中华茉莉园,横县民俗文化展演等活动。美食节、汽车展销会主要面向横县当地居民,借助节庆刺激消费。2012年中国国际茉莉花文化节各个活动环节人山人海、热闹非凡,各种往来宾客皆能乐在其中,这些景象都证明了策划者们在活动设置上的成功。

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二、商业运作
        关键词:植入广告、赞助商品
        大型活动的成功举办,背后一定有一套成熟的商业运作模式。商业化运作既能为当地政府开源节流,还可以分担政府职能部门在落实活动具体工作时,出现的人手不足、物资调配紧张的压力。
         2012年中国国际茉莉花文化节期间,各种产品宣传信息出现在工作人员及嘉宾出入证件、活动指南、活动现场布景、展台、礼品袋、晚会用车、晚会LED屏幕等处,让活动期间的人们深刻感受茉莉花产业的商业氛围。
         2012中国国际茉莉花音乐节的广告环节设置较为巧妙,晚会由4个章节组成,19时至2030分为音乐节第一环节 即暖场表演时间,观众在该时段通过安检陆续进入观众区就坐,由于暖场演出的进行,观众进场就立即进入观演状态,进场时间大大缩短。当第一环节演出结束时,场内观众基本入座完毕,观众翘首企盼第二环节(即正式演出)开始,但晚会并未立即开演,主办方则是在舞台的左、右两个副屏上播放了近15分钟的赞助商广告宣传片,观众在不确定广告时长的情况下,怀着对第二环节的期待,耐心地看完了一个又一个广告。这样的流程安排,提高了广告信息传达的有效性。
        

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       另外,有广西电视台、广西电台等强势媒体的加入,进一步扩宽了宣传广度,更易于达到赞助企业所期望的广告投放效果,事半功倍。

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       2012年中国国际茉莉花文化节最直观广告宣传品称号,应属活动主办方提供给嘉宾的礼品——2012年中国国际茉莉花文化节纪念茶。
     

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        一盒纪念茶包含三家横县本土茶叶品牌赠送的样品,各品牌标识设计在小盒盖子的明显位置,各个品牌茶叶外观经风格统一化设计,这既让来宾加深对本届活动的整体印象,又推介了本土品牌,为横县茉莉花产业再创商机。
        茉莉花文化节上随处可见各种方式的商业赞助,赞助商们勤于宣传,也精于把控投资量,如文化节商业洽谈期间,招待宴会指定饮料外包装上均有厂家标注活动指定赠品,这样做可避免赠送商品由非正常渠道流入市场,给活动主办方及赞助商造成浪费甚至损失。

三、活动秩序
        关键词:工作证权限等级设置、志愿者、交通管制、安检
        横县政府多次举办大型活动,拥有较为成熟的活动执行制度,为保证茉莉花文化节的有序进行和各项工作有效开展,文化节主办方对参加活动的所有工作人员,按工作活动范围,分别发放不同权限的工作佩戴证件,各活动环节工作人员所持工作证仅限出入其工作场所,不同场所工作人员工作证均有区别(如文字内容、证件印刷颜色、佩戴绳颜色、有无照片等),少数涉及多个环节的工作人员所持工作证必须将本人照片、姓名印制于工作证上,杜绝工作人员将工作证件转借他人之行为,有效防止工作人员发生串岗。

  

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       文化节活动中,工作人员奔忙于各个活动场所,而另一群富有朝气的年轻人们也未闲着,他们以志愿精神默默地为活动贡献着自己的力量。志愿者的参与,展现活动举办地人民具有奉献、友爱、互助、进步,追求社会和谐的精神面貌同时,也为活动参与者提供极为周到和专业的活动体验。

      

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        为保证活动安全有序进行,横县政府出动大量警察加班、加点对各活动举办场所附近路段进行临时交通管制。2012中国国际茉莉花音乐节晚会2个入口,更是动用了大型安检设备,对观众、晚会工作人员逐一例行安全检查。

四、后勤保障
        关键词:协调员机制、车辆调度、应急预案
   

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           参与活动的嘉宾及媒体人员在活动开始前将参加人数、联系人信息报备活动组委会,嘉宾及媒体工作者在横县的住宿、饮食、交通由活动组委会统一安排。在指定接待酒店大堂有专员负责嘉宾及媒体人员的住宿安排、活动指南、行程表等资料的发放工作,以便嘉宾及媒体人员能及时掌握活动信息。每天重要活动开始前,不同宾客团体相对应的联系人会主动打电话询问是否需要提供帮助。
         因个别活动场所有临时交通管制,非工作车辆不能随意驶入,加之活动期间横县交通压力巨大,为减轻县城内交通压力,方便管理,凡去往交通管制活动场所的宾客,由大巴在规定时间段统一接送。若有宾客要前往有交通管制的活动场所,联系人将联系大巴提前安排座位。活动结束,联系人上车清点人数,如有宾客未按时返回大巴,则及时主动联系宾客,询问情况,避免耽误其他乘车人员行程安排。
         在文化节的各个活动场所,组委会皆安排了警力,个别重要场所除警察外,还有医疗、消防、武警人员在待命,使得整个活动万无一失,顺利进行。